Getting Things Done
(Источник: David Allen. Getting Things Done:
The Art of Stress-Free Productivity.)
Все методы, представленные здесь основаны не двух
ключевых целях:
Собрать все дела, которые надо сделать, сейчас, позже,
когда-нибудь, большие, мелкие или сопутствующие — все дела в логичную систему,
но только не в голове.
Заставить себя принять окончательные решения по поводу
всего. То есть вы должны всегда иметь план и точно знать, что надо делать
дальше — и вы сможете в любой момент выполнить эту задачу или же пересмотреть
её.
Организация обязательств требует выполнения некоторых
основных действий и особого поведения:
Во-первых, если вы держите обязательства в голове, то
сознание уже не может быть кристально чистым. Все, что вы считаете на данный
момент незавершенным, должно быть собрано и упорядочено где-то, но не в голове,
в каком-то месте, куда вы будете периодически заглядывать.
Во-вторых, вы должны четко уяснить для себя, в чем
состоит ваше обязательство и что именно вы должны проделать, чтобы продвинуться
ближе к результату.
В-третьих, когда вы расписали все дела, которые
необходимо выполнить, надо расставить на них напоминания.
Чаще всего причиной того, что что-то крутится в ваших
мыслях, является ваше желание изменить это что-то, однако:
Вы ещё не определил четко желаемый результат
Вы ещё не решили, каким будет ваш следующий шаг, что вы
собираетесь предпринять
Вы не поставили напоминания
Основной процесс
Основной процесс, которому я обучаю с целью овладеть
искусством спокойно, выполнять умственную работу — это пятифазный метод
организации рабочего процесса. Независимо от других условий, мы должны пройти
пять ступеней, чтобы справиться с задачей. Мы (1) собираем «разное», которые
отвлекает наше внимание; (2) проясняем, что это за дела и как с ними
справляться; и (3) рассортировываем результаты, которые мы (4) рассматриваем как
руководства к (5) действию.
Собрать 100% «Хвостов»
Чтобы исключить «прорехи в корзинке», надо собрать все
заплатки — все вещи, которые кажутся вам незавершенными — все, рабочее или
личное, крупное или мелкое, срочное или не очень — все, что, по вашему мнению,
подлежит изменению, и к чему вы лично имеете какое-либо отношение.
Рассмотрим три требования, выполнение которых необходимо,
чтобы фаза сбора данных заработала:
Каждая «дыра» должна находиться в вашей системе сбора, а
не у вас в голове.
У вас должно быть несколько хранилищ информации.
Вы должны их регулярно опустошать.
Обработка
Ежедневник
Напоминания о делах делятся на две категории: те, что
намечены на установленное время и те, что должны быть сделаны чем скорее, тем
лучше. Первому типу напоминаний место в ежедневнике. В вашем ежедневнике должны
быть отмечены три вещи:
Дела, привязанные к конкретному времени;
Дела, привязанные к конкретному дню;
Информация, привязанная к конкретному дню.
Дела, привязанные к конкретному времени. Это встречи.
Очень часто ближайшим событием в проекте является посещение встречи, на которой
этот проект будет обсуждаться. Очень важно просто записать это в ежедневник.
Дела, привязанные к конкретному дню. Это вещи, которые вы
должны сделать в течение определенного дня, но не обязательно в определенное
время. Удобно пользоваться ежедневником, в котором можно отмечать как
привязанные ко времени дела, так и дела, привязанные ко дню.
Информация, привязанная к конкретному дню. Ежедневник
также служит хранилищем напоминаний — вы можете быть уверенным, что они
появятся в нужный день — пусть не обязательно это будут дела, которые вы должны
сделать, но информация, которая может оказаться полезной именно в этот день.
Это могут быть напоминания о встречах, дела семейные или интересные события.
«Список следующих конкретных
действий»
Так, где же место всем вашим напоминаниям? В списке
«конкретных дел», который наряду с ежедневником составляет сердцевину
организации рабочего процесса. Все дела, длиннее двух минут, которые вы не
можете перепоручить, должны быть куда-то отложены. Если у вас таких дел 20 или
30, то можно держать их и на одном листе под заголовком «Следующие конкретные
действия», который вы будете просматривать, как только у вас появится свободное
время. Однако для большинства число таких дел колеблется от 50 до 150. В таком
случае имеет смысл разделить все ваши «конкретыне дела» на категории, такие как
«Телефонные звонки» или «Основные вопросы проекта: задать на еженедельном
брифинге».
Не-действия
У вас должна быть четкая хорошо организованная система
дел, которые не требуют конкретных действий. Все не-действия делятся на три
категории: мусор, отложенные дела и справочная информация.
«Списки когда-нибудь может быть»
Такой список может оказаться полезным для составления
текущего списка дел, которые вы хотели бы сделать когда-нибудь, но не сейчас.
Это нечто вроде парковки для проектов, которые сейчас не представляется
возможным двигать, но про которые не хотелось бы забывать насовсем. Вы бы
хотели проставить вплывающие время от времени напоминания.
Обзор
Вам необходимо иметь возможность обзора полной картины
жизни и работы на нужных временных отрезках и на нужных уровнях. Для
большинства людей волшебство управления рабочим процессом становится явью при
помощи последовательного прохождения фазы обзора. Именно здесь вы еженедельно
охватываете все ваши проекты и «дыры», как я говорю, с 10 000 футовой высоты.
Это ваша возможность отследить все уже определенные действия и условия прежде,
чем принять решения по поводу конкретных действий в будущем — она откроет перед
вами большую свободу выбора.
Действия
Основная цель всего этого управления рабочим процессом —
это выбор оптимальных решений того, что вы будете делать в каждый момент
времени.
Тройная модель оценки дневной работы
Когда вы решаете задачи или работаете в самом широком
смысле этого слова, вы выполняете три основных вида деятельности.
Запланированные задачи. Когда вы решаете запланированные
задачи, вы работаете строго по своему «Списку следующих конкретных действий».
Неожиданные задачи. Часто дела появляются внезапно —
неожиданно, непредвиденно, и у вас не остается выбора — их надо обязательно
разрулить. Каждый день приносит сюрпризы — непредсказуемые дела, на которые вам
надо постараться и выделить-таки хоть немного времени. Вы идете на поводу у
таких дел, возвышая тем самым их приоритеты до первостепенных.
Планирование задач. Планирование задач включает прочистку
вашей «корзинки», просмотр почты, голосовых сообщений, напоминаний о встречах и
разбиение новых проектов на более мелкие, легко выполнимые этапы. Пока вы
работаете над информацией, вы не примените выполнять и те дела, которые не
требуют больше двух минут времени, вы также разложите по папкам и файлам мелкие
справочные данные. Немаленькую долю работы составит сортировка дел, которые
нужно сделать когда-нибудь, но не прямо сейчас. В ходе такой работы вы внесете
правки во все ваши списки. Как только вы определились со всеми обязанностями и
делами, вы можете быть уверены, что ваши списки дел полные и не требуют дополнений.
А условия, время и энергия все ещё позволяют вам сделать больше, чем одну вещь.
И, наконец, надо определиться с природой вашей работы, целями, стандартами.
Шестиуровневая модель обзора вашей собственной работы
Для того чтобы определить приоритеты, надо четко знать, в
чем заключается работа. И есть, по крайней мере, шесть точек зрения,
относительно которых это можно определить. Это что-то вроде шести высот над
уровнем моря.
50 000 футов и более: жизнь
40 000 футов: трех— пятилетняя перспектива
30 000 футов: одно— двухлетние цели
20 000 футов: круг обязанностей
10 000 футов: текущие проекты
Уровень моря: текущие дела.
Это объединенный список текущих дел, таких как телефонные
звонки, письма, требующие ответа, рассылки, которые необходимо сделать и
вопросы, которые надо обсудить с начальником. Вам понадобилось бы от трехсот до
пятисот часов на выполнение всего этого и это при условии, что мир вокруг
замрет, и никакая новая информация поступать не будет.
10 000 футов: текущие проекты.
Все действия, которые вам необходимо выполнить
рассредоточиваются по некоторому (от 30 до 100) количеству проектов. Это
относительно краткосрочные цели, которых вы стремитесь достичь, такие как,
поставить дома компьютер, организовать конференцию по продажам или посещать
дантиста.
20 000 футов: круг обязанностей.
Вы ведете большинство проектов в рамках своих
обязанностей, которые для большинства людей могут быть определены 10-15
категориями. Это основные направления, по которым вы хотите добиться каких-то
результатов. Ваша работа может включать такие обязанности как стратегическое
планирование, административная поддержка, укомплектование штата, исследования
рынка, обслуживание клиентов. И в личной жизни примерно такое же число сфер:
здоровье, семья, финансы, домашние дела, духовное, отдых и т.д. Составление и
просмотр списков этих обязанностей создает более полную структуру для
определения ценностей ваших проектов.
30 000 футов: одно – двухлетние
цели.
Все, что вы хотите попробовать в жизни и в работе в
ближайшие один – два года, откроет новый горизонт для определения вашей работы
как таковой. Частый просмотр целей и направлений вашей работы потребует иной
глубины фокусировки, проявятся новые обязанности. Возможно, и в личной жизни
есть вещи, которые вы хотели бы сделать или заиметь, они-то и добавят важность
некоторым аспектам вашей жизни и занизят важность других.
40 000 футов: трех – пятилетняя
перспектива.
Планирование на 3 – 5 лет в будущее заставляет мыслить
более масштабными категориями: организация стратегий, карьера, обстоятельства,
которые изменяет жизнь. Личные цели касаются карьерных перспектив, семьи,
финансовых целей. Рабочие цели — это изменения, которые повлияют на вашу
работу, такие как новые технологии, глобализация, маркетинговые течения и
конкуренция. Решения на этом уровне легко могут видоизменить вашу работу на
многих низших уровнях.
50 000 футов и более: жизнь.
Это полный обзор перспектив. Каковы цели существования
вашей компании? Какова цель вашего собственного существования? Эти цели
определяют, что это на самом деле такое — работа. Все цели, видения,
направления, проекты и действия начинаются отсюда, определяются этим и к этому
же ведут. Обеспечьте полезную структуру работы, однако, помните о её
многогранной природе и о конечных результатах, к которым вы стремитесь.
Естественная модель планирования
Определение цели и принципов. Цель определяет успех. Цель
— основная точка отсчета для инвестиций энергии и времени.
Видение желаемых результатов. Вот три основных шага для
развития видения:
Посмотрите на проект как бы в день его завершения
Представьте «Сногсшибательный успех»! (Предположите «Да,
но…»)
Запомните черты, аспекты, качества, которые вы
представили.
Мозговой штурм. Как только вы определились с тем, что
хотите получить и зачем, значит пора запускать механизм «как». Очень важно
позиционировать мозговой штурм, как стержень процесса планирования. Ключевые
позиции мозгового штурма
Не судите, не придирайтесь, не оценивайте и не критикуйте
Работайте над количеством, а не над качеством
Оставьте анализ и организацию как фоновую задачу
Организация. Вот ключевые шаги:
Определите важные части
Отсортируйте под одному или более
-
Компоненту
-
Согласованию
-
Приоритету
Продетализируйте с заданной точностью
Определение следующего конкретного действия
Определитесь со следующим конкретным действием, по всех
движущимся частям проекта
Определитесь со следующим конкретным действием процесса
планирования, если это необходимо
